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職場:要當心自毀前程的職場禁忌
來源:新華網(wǎng) 2011-06-14 編輯:黃水來

對高科技的利用

你知道什么叫做“科技濫用”(power rudeness)嗎?這個詞語被用來形容使用高科技工具時的種種不禮貌的方式,主要指電子郵件、手機和語音信箱的使用。ZDNet.com對網(wǎng)站訪問者進行了一項非正式調(diào)查,詢問這類無禮舉動是日漸增加、減少、還是沒有變化。88%的接受調(diào)查者(1,294名網(wǎng)站訪問者)認為在增加,10%(144人)認為沒有變化,而只有2%(26人)認為在減少。

這里有5條使用商務電子郵件的準則:

1. 注意你的用詞。你也許認為你寫得明白易懂,但有些用詞是會讓人誤解的。應當做到用詞精練并且達意。這樣可以避免事后為了對郵件內(nèi)容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

記住,沒有人會喜歡垃圾郵件。當未得到對方允許而發(fā)送郵件時,必須確保郵件內(nèi)容對收件者是有價值的。假如你沒有做到這一點,收件人很可能認為那是垃圾郵件,未加閱讀即予刪除。

2. 在電腦上,沒有一樣東西是保密的。即使郵件信息已被刪除,許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前,必須考慮清楚,假如該郵件被他人看到,后果會是如何──比如被老板看見。首要的一條原則是,不要在工作時發(fā)送私人或是機密郵件。

3. 盡可能縮小郵件附件。附件越大,下載所需的時間就越長,占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對于連篇累牘的文件,應考慮使用傳真來代替電子郵件。

不要想當然。你也許是一個網(wǎng)絡老手,熟悉網(wǎng)絡行話和圖釋,但不要假設收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

4. 與使用手機有關(guān)的首要問題是,你在何時、何地、以及如何使用。我的觀點是:除非你是一名醫(yī)務人員或信息科技從業(yè)者(他們需要整天使用電話處理緊急事宜),否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機,如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所,用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記住:隔墻有耳。

5. 如何留下一個有效的語音信息的首要原則是:簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內(nèi)容。當你要表達問候時,也要注意內(nèi)容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間,應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。

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