對高科技的利用

你知道什么叫做“科技濫用”（power rudeness）嗎？這個詞語被用來形容使用高科技工具時的種種不禮貌的方式，主要指電子郵件、手機和語音信箱的使用。ZDNet.com對網(wǎng)站訪問者進行了一項非正式調(diào)查，詢問這類無禮舉動是日漸增加、減少、還是沒有變化。88%的接受調(diào)查者（1，294名網(wǎng)站訪問者）認為在增加，10%（144人）認為沒有變化，而只有2%（26人）認為在減少。

這里有5條使用商務電子郵件的準則：

1. 注意你的用詞。你也許認為你寫得明白易懂，但有些用詞是會讓人誤解的。應當做到用詞精練并且達意。這樣可以避免事后為了對郵件內(nèi)容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

記住，沒有人會喜歡垃圾郵件。當未得到對方允許而發(fā)送郵件時，必須確保郵件內(nèi)容對收件者是有價值的。假如你沒有做到這一點，收件人很可能認為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

2. 在電腦上，沒有一樣東西是保密的。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會是如何──比如被老板看見。首要的一條原則是，不要在工作時發(fā)送私人或是機密郵件。

3. 盡可能縮小郵件附件。附件越大，下載所需的時間就越長，占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對于連篇累牘的文件，應考慮使用傳真來代替電子郵件。

不要想當然。你也許是一個網(wǎng)絡老手，熟悉網(wǎng)絡行話和圖釋，但不要假設收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

4. 與使用手機有關(guān)的首要問題是，你在何時、何地、以及如何使用。我的觀點是：除非你是一名醫(yī)務人員或信息科技從業(yè)者（他們需要整天使用電話處理緊急事宜），否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機，如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所，用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記住：隔墻有耳。

5. 如何留下一個有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內(nèi)容。當你要表達問候時，也要注意內(nèi)容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間，應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。